Checks, Reviews, Audits und Prüfungen

Um die Einhaltung der Rechte und Pflichten aus dem Zuwendungsvertrag (grant agreement) zu überprüfen, kann die Europäische Kommission checks, reviews, audits und investigations durchführen. Dies wird im Zuwendungsvertrag in Artikel 22 zwischen Kommission und Konsortium vereinbart.

Checks

Die Europäische Kommission kann jederzeit in laufenden Projekten "checks" bei einzelnen Partnern durchführen. Sie kann beispielsweise nach Einreichung der Berichte durch die Partner eine Konsistenzüberprüfung einzelner eingereichter Dokumente mit dem Arbeitsplan des Projekts veranlassen. Auch eine Überprüfung der Einhaltung von ethischen Prinzipien ist möglich (mehr dazu hier). Die Partner sollten bei Vertragsschluss mit Unterauftragnehmern und anderen in das Projekt eingebundenen Dritten darauf achten, dass vertraglich festgelegt ist, dass die Europäische Kommission auch hier die ordnungsgemäße Einbindung dritter Einrichtungen überprüfen kann. Die Europäische Kommission kann diese checks selbst oder durch extern beauftragte Experten durchführen.

Reviews

Ein "review" der Europäischen Kommission umfasst in der Regel die Überprüfung der technischen Umsetzung der Maßnahme. Das review kann aber auch im Rahmen der Überprüfung von Pflichten aus dem Zuwendungsvertrag finanzielle und budgetäre Aspekte umfassen, z. B. bei der Überprüfung, wie die geplanten und genutzten Ressourcen im Verhältnis zum im Projekt erzielten Fortschritt stehen und diese den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Effektivität entsprechen. Reviews können für einzelne Projekten auch fest vorgesehen werden. Die Europäische Kommission kann bis zu zwei Jahre nach der Abschlusszahlung reviews durchführen.

Audit durch die Europäische Kommission

Die Europäische Kommission hat den Auftrag, die zweckmäßige Verwendung der Fördergelder des EU-Rahmenprogramms für Forschung und Innovation (Horizont 2020) zu überprüfen und sicherzustellen. Die Prüfung kann dabei durch Angestellte der Europäischen Kommission oder durch private Wirtschaftsprüfungsunternehmen im Auftrag der Europäischen Kommission erfolgen.

Neben großen Einrichtungen mit den höchsten Fördersummen und von der Europäischen Kommission als "high-risk" eingestuften Einrichtungen kann darüber hinaus jeder Zuwendungsempfänger nach dem Zufallsprinzip geprüft werden.

Da ein solches Audit jeden Zuwendungsempfänger bis zu zwei Jahre nach Abschlusszahlung treffen kann, sollten die Einrichtungen ein ordnungsgemäßes und transparentes Finanzmanagement verfolgen und alle Belege und Rechnungen mit Projektbezug sorgfältig aufbewahren.

Stellt die Europäische Kommission dabei fest, dass nicht erstattungsfähige Kosten abgerechnet worden sind, kann sie eine Rückzahlung des entsprechenden Betrages verlangen. Im Falle eines systematischen Fehlers nimmt die Europäische Kommission an, dass sich dieser Fehler auf alle Abrechnungen einer Einrichtung im EU-Rahmenprogramm bezieht. Im ungünstigsten Fall muss die Einrichtung dann sämtliche Kosten der abgeschlossenen und laufenden Projekte nachrechnen, sie korrigieren und entsprechende Rückzahlungen leisten. Ist eine Vielzahl von Projekten betroffen, hat die Einrichtung auch die Möglichkeit, eine Extrapolation vorzunehmen und einen Pauschalsatz zurückerstatten. Weitere Informationen zur Extrapolation enthält die Kommissionsentscheidung zur Vereinfachung des Einziehungsverfahrens bereit.

Neben der Rückzahlung zu viel gezahlter Beträge, kann die Europäische Kommission Schadensersatz oder eine zusätzliche Vertragsstrafe fordern. Bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen kann sie zusätzlich Zuwendungsempfänger bis zu zwei Jahre von EU-finanzierten Projekten ausschließen.

Prüfungen (investigations) durch das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) und Audits durch den Europäischen Rechnungshof (ECA)

Sofern der Verdacht eines Betrugs oder einer unerlaubten Handlung gegen einen Projektpartner oder einen im Projekt eingebundenen Dritten besteht, kann das Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) Prüfungen durchführen. Das Ergebnis der Überprüfung wird dann an die Europäische Kommission weitergeleitet, die über das weitere Verfahren entscheidet.

Im Rahmen der Überprüfung der Arbeit der Europäischen Kommission kann auch der Europäische Rechnungshof Prüfungen (third level audits) bei den Zuwendungsnehmern und den eingebundenen dritten Einrichtungen durchführen.