Personalkosten

Personalkosten sind erstattungsfähig, wenn das Personal direkt beim Zuwendungsempfänger nach nationalem Recht angestellt ist, unter dessen alleiniger Aufsicht steht und in Verantwortung des Zuwendungsempfängers tätig ist. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können zeitlich befristet oder fest angestellt sein. Auch die Einstellung von Personal über eine Zeitarbeitsfirma ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Wichtig ist, dass die Vergütung des Personals den üblichen Praktiken des Zuwendungsempfängers entspricht. Abrechnungsfähig ist der Bruttolohn (Arbeitgeberbrutto) inklusive der Sozialversicherungsbeiträge, wie z. B. Renten- oder Krankenversicherungsbeiträge und sonstiger im Gehalt enthaltenen gesetzlichen Kosten.

Ermittlung des Stundensatzes

Die Abrechnung der Personalkosten erfolgt auf Basis eines Stundensatzes. Zur Ermittlung des Stundensatzes wird das Bruttojahresgehalt der jeweiligen Projektmitarbeiterin oder des jeweiligen Projektmitarbeiters durch die jährlichen Produktivstunden eines Jahres geteilt. Der sich daraus ergebende Stundensatz wird dann mit den tatsächlich für das Projekt geleisteten Arbeitsstunden multipliziert.

Zur Berechnung der jährlichen Produktivstunden gibt es in Horizont 2020 drei Methoden:

  • Die Verwendung einer Fixstundenzahl in Höhe von 1.720 Stunden pro Jahr für Vollzeitbeschäftigte ("1720 fixed hours")
  • Die Berechnung der individuellen jährlichen Produktivstunden für die einzelne Mitarbeiterin oder den einzelnen Mitarbeiter ("individual annual productive hours")
  • Die Verwendung der üblicherweise von dem Zuwendungsempfänger verwendeten Standardjahresproduktivstunden ("standard annual productive hours"). Diese Standardjahresproduktivstunden müssen mindestens 90 % der Standardjahresarbeitsstunden entsprechen; falls die Anzahl der Standardjahresproduktivstunden kleiner ist als 90 % der Standardjahresarbeitsstunden, muss mit den Standardjahresarbeitsstunden gerechnet werden.

Beispiele zur Berechnung der jährlichen Produktivstunden, individuellen jährlichen Produktivstunden und Standardjahresproduktivstunden finden sie in der kommentierten Finanzhilfevereinbarung (H2020 annotated MGA).

Personalkosten-Durchschnittssätze

Neben den tatsächlichen Personalkosten können auch Personalkosten-Durchschnittssätze ("unit costs") abgerechnet werden, sofern sie:

  • der intern üblichen Buchhaltungspraxis entsprechen und durchgängig in Horizont 2020 angewandt werden
  • auf tatsächlichen Personalkosten, wie sie in den gesetzlich vorgeschriebenen Jahresabschlüssen ausgewiesen sind, basieren (keine Schätzungen)
  • keine nicht erstattungsfähigen Kosten (wie z. B. indirekte Steuern) enthalten
  • und keine Kosten enthalten, die unter anderen Kostenkategorien abgerechnet werden, (wie z. B. indirekte Kosten)

Es besteht weiterhin die Möglichkeit, die Methode zur Berechnung der Durchschnittssätze durch einen Wirtschaftsprüfer vorab zertifizieren zu lassen.

Zeiterfassung

Da nur die Personalkosten für die am Projekt gearbeiteten Stunden abgerechnet werden können, ist die Arbeitszeit während der gesamten Projektlaufzeit mit Stundenzetteln oder in anderer angemessener Weise (z. B. in einem elektronischen System) zu belegen. Die Europäische Kommission hat für Horizont-2020-Projekte einen Musterstundenzettel entworfen.
(Hinweis: Falls das Mustertimesheet sich nicht öffnet, dann: "Tmpl_time-recors_en.odt" bitte nicht öffnen, sondern unter "speichern unter" mit der Endung ".doc" speichern => "tmpl_time-records_en.doc" und dann erst öffnen.)

Der vom EU-Büro des BMBF entworfene Musterstundenzettel erfasst darüber hinaus die Gesamtproduktivstundenzahl des jeweiligen Mitarbeiters. Dies ist insbesondere bei den auf individuellen Produktionsstunden basierenden Personalkostenabrechnungen in der Auditprüfung relevant.

In Horizont 2020 besteht für Personen, die mit 100 % ihrer Arbeitszeit am Projekt arbeiten, keine Verpflichtung mehr, Stundenzettel zu führen. In diesem Fall muss allerdings entsprechend nachgewiesen werden, dass die Person tatsächlich 100 % ihrer Arbeitszeit am Projekt gearbeitet hat. Die Europäische Kommission hat für Horizont-2020-Projekte hierzu ein Template entworfen.

Eigentümerinnen und Eigentümer von KMU und andere natürliche Personen, die kein Gehalt beziehen (Art. 5.2 (a), 6.2.A.4 und 5 Grant Agreement), können ihre Personalkosten nach Pauschalsätzen abrechnen. Die Höhe der Pauschalsätze ist an die "Monthly Living Allowance" für "Individual Fellowships" im jeweils geltenden Arbeitsprogramm der Marie-Skłodowska-Curie-Maßnahmen angelehnt. Es gilt jeweils das Arbeitsprogramm des Jahres, in dem die Ausschreibung veröffentlicht worden ist. Bei dieser Methode ist die Anzahl der anzusetzenden jährlichen Produktivstunden auf 1720 festgelegt.