Vorvertragliche Regelungen

Vorvertragliche Regelungen können in der Phase der Antragstellung geschlossen werden. So können sich die potenziellen Projektpartner untereinander absichern, dass kein Wissen aus der Antragstellungsphase anderweitig ohne Einverständnis genutzt wird, falls es doch nicht zu einer Förderung kommen sollte. Vorvertragliche Regelungen müssen nicht verpflichtend geschlossen werden. Es handelt sich um eine freiwillige zivilrechtliche Vereinbarung. Die Europäische Kommission macht hierzu keine Vorgaben.

Bereits in der der Phase der Antragstellung sollten die Konsortialpartner überlegen, ob es notwendig ist, sich in sensiblen Bereichen gegenseitig abzusichern oder ggf. schon vor Vertragsschluss einige problematische Punkte zu klären. Hierfür gibt es die Möglichkeit innerhalb des Konsortiums, sich durch sogenannte vorvertragliche Regelungen abzusichern bzw. sich auf solche zu einigen.

Zu unterscheiden sind hier unter anderem:

  • Absichtserklärung (Letter of Intent, Memorandum of Understanding)
  • Geheimhaltungserklärung (Non-disclosure Agreement)

Absichtserklärung (Letter of Intent, Memorandum of Understanding)

Der Letter of Intent (LoI) ist eine Art Absichtserklärung des Konsortiums. Hier wird zumeist der nachhaltige Wille zum Vertragsschluss bekundet. Grundsätzlich ist der Letter of Intent rechtlich nicht bindend. Dies kann jedoch je nach gewähltem anwendbarem Recht variieren. Erkundigen Sie sich daher frühestmöglich bei Ihrem Koordinator bzw. in Ihrer Rechtsabteilung. Bei Erstellung des Letter of Intent ist ebenfalls auf die Wortwahl zu achten, denn je nach Formulierung können sich doch Rechte und Pflichten ableiten lassen, die dann bindenden Charakter haben (z. B. ich garantiere, ich versichere etc.).

Während der Letter of Intent üblicherweise einseitig von jedem Projektpartner gegenüber dem Koordinator abgegeben wird, bezeichnet das Memorandum of Understanding in der Regel eine Erklärung, die von allen Antragstellern gemeinsam abgezeichnet wird.

Typische Inhalte können sein:

  • Zusammenfassung des Verhandlungsstands
  • Abstimmung der weiteren Vorgehensweise
  • Geheimhaltungsvereinbarungen
  • Preisgabe/ Verbot bestimmtes Know-how zu nutzen
  • Haftungsvereinbarungen und -ausschlüsse
  • Regelung der Kosten für Vereinbarungen
  • Rechtswahl, Gerichtsstand
  • etc.

Achtung: Je nach Formulierung haben diese Regelungen dann bindende Wirkung! (Haftung, Geheimhaltungsvereinbarung etc.)

Geheimhaltungsvereinbarung (Non-disclosure Agreement)

Eine Geheimhaltungsvereinbarung kann isoliert abgeschlossen werden oder einzelne Klauseln können auch im Letter of Intent enthalten sein. Die Geheimhaltungsvereinbarung sichert die vertrauliche Behandlung der Informationen, die in der Phase der Antragsausarbeitung notwendig sind z. B.:

  • Schutz vor Offenbarung von geheimem Kenntnissen und geheimem Wissen
  • genaue Beschreibung geheimer Informationen (Definition dessen, was geheim ist)

Eine Geheimhaltungsvereinbarung könnte wie folgt aufgebaut sein:

1. Gesprächsgegenstand: […]
2. Vertraulichkeit: Alle Daten und Informationen, die zwischen den Gesprächspartnern ausgetauscht werden, gelten – auch wenn sie nicht ausdrücklich als solche bezeichnet sind – als streng vertraulich […]
3. Vereinbarungsdauer […]
4. Schadensersatz […].