Zwischenberichte / Abschlussberichte / Deliverables

In den Zwischen- und Abschlussberichten in Horizont 2020 müssen die Projektdurchführenden den Projektverlauf und die Verwendung der Fördergelder darstellen. Anhand dieser Berichte bewertet die Europäische Kommission die Projekte und entscheidet über die weitere Finanzierung.

Berichtswesen

Zuwendungsempfänger sind in Horizont 2020 gemäß der Finanzhilfevereinbarung verpflichtet, bestimmte Berichte über den Projektverlauf und die Verwendung der Fördergelder zu erstellen. Diese Berichte dienen der Europäischen Kommission als Grundlage für die Bewertung der Projekte und für die weiteren Zahlungen. Es wird zwischen den Zwischenberichten ("periodic reports") und dem Abschlussbericht ("final report") am Ende des Projekts unterschieden. Die Abwicklung des Berichtswesens erfolgt ausschließlich online über das Teilnehmerportal (Participant Portal). Das Online-Handbuch ("Online Manual") im elektronischen Teilnehmerportal enthält detaillierte Angaben für diese Berichtspflichten.

Zwischenbericht

Der Zwischenbericht ("periodic report") setzt sich aus mehreren Teilen zusammen. Er ist jeweils 60 Tage nach einer Berichtsperiode über den Koordinator bei der Kommission einzureichen. Diese hat wiederum nach Eingang der Berichte 90 Tage Zeit, sie zu prüfen und entsprechende Zwischenzahlungen vorzunehmen. Zuwendungsempfänger sind angehalten, die Vorlage für die regelmäßigen Berichte zu verwenden.

Der Fortschrittsbericht ("periodic technical report") ist eine Übersicht über den bisherigen Verlauf des Projekts. Neben einer publizierbaren Zusammenfassung enthält er Informationen zu den bislang erreichten Zielen, Meilensteinen (milestones) und durchzuführenden Arbeiten (deliverables), wie sie im Annex I der Finanzhilfevereinbarung definiert sind. Abweichungen zwischen der ursprünglichen Projektplanung (Annex I) und der bisherigen Implementierung sollten dargestellt und erläutert werden. Zusätzlich wird das Konsortium aufgefordert, einen Fragebogen zur Projektumsetzung und den wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Auswirkungen des Vorhabens auszufüllen und einzureichen.

Der Finanzbericht ("periodic financial report") besteht aus drei Teilen:

  • dem individuellen Finanzbericht jedes einzelnen Partners ("individual financial statement"),
  • einer Erläuterung zu den genutzten Ressourcen ("explanation on the use of resources") und
  • einen zusammenfassenden Finanzbericht für den Berichtszeitraum ("periodic summary financial statement")

Die Form des individuellen Finanzberichts ist mit Annex IV der Finanzhilfevereinbarung vertraglich vorgegeben worden. Die Maske zur Erstellung des Finanzberichts ist jedem Partner über das Teilnehmerportal zugänglich. Hier listet jeder Zuwendungsempfänger tabellarisch die in der Berichtsperiode angefallenen Kosten auf und schickt den fertigen Bericht elektronisch an den Koordinator. Anhand dieser Daten wird automatisch für den Koordinator der zusammenfassende Finanzbericht über die gesamten Projektkosten in einer Berichtsperiode erstellt. Über die Maske des Finanzberichts ist auch die Begründung für die Verwendung der Mittel (explanation on the use of resources) durchzuführen. Hierzu müssen die einzelnen Felder der Tabelle des Finanzberichts angeklickt werden. Über Unterfelder werden dann die größten, einzelnen Kostenpunkte, wie die in der jeweiligen Berichtsperiode abgerechneten Personalkosten und andere wichtige Ausgaben (major cost items), z. B. Unteraufträge oder Reisen pro Partner, weiter aufgeschlüsselt. Die "explanation on the use of resources" ist keine Erweiterung der Berichtspflichten. Sie war vor dem 21. Mai 2012 lediglich Teil des Fortschrittsberichts.

Abschlussbericht

Der Abschlussbericht ("final report") wird gemeinsam mit dem Zwischenbericht für den letzten Berichtszeitraum eingereicht und besteht aus einem abschließenden Fortschrittsbericht ("final technical report") und einem abschließenden Finanzbericht ("final financial report").

Im finalen Fortschrittsbericht erläutert das Konsortium die Projektergebnisse, deren Verwertung und Verbreitung, formuliert Schlussfolgerungen aus dem Projekt und berichtet zu dem sozio-ökonomischen Einfluss des Projekts. Bestandteil des Fortschrittsberichts ist auch eine Zusammenfassung zu diesen Punkten, die von der Kommission veröffentlicht wird. Auch für den Abschlussbericht gibt es eine entsprechende Vorlage.

Der finale Finanzbericht besteht aus einer automatisch erstellten Zusammenfassung aller im Projektverlauf eingereichten Finanzberichte ("final summary financial statement") inklusive eines Antrags auf Auszahlung der Abschlusszahlung und einer gegebenenfalls notwendigen Prüfbescheinigung ("certificate on the financial statement") einzelner oder aller Partner. Eine Prüfbescheinigung, bzw. Audit-Zertifikat, ist von einem Zuwendungsempfänger miteinzureichen, wenn dieser Partner im Projekt eine Fördersumme von mindestens 325.000 Euro erreicht hat.

Einreichung der Berichte

Die Berichte werden ausschließlich elektronisch über das Teilnehmerportal eingereicht. Partner im Konsortium reichen ihre Berichte an den Koordinator des Projekts weiter. Die koordinierende Einrichtung ist dafür verantwortlich, dass alle Berichte gebündelt und rechtzeitig (60 Tage nach Ende des Berichtszeitraums) bei der Kommission eingehen.

Wann ein Bericht eingereicht und wie er ausgestaltet werden muss, ergibt sich aus der Finanzhilfevereinbarung ("grant agreement"). Für die jeweilige Einrichtung und die Projektleiter in den Einrichtungen ist zu klären, wann vertraglich welche Berichte fällig werden und wer administrativ (Drittmittelabteilung, Kanzler/in etc.) und inhaltlich (Projektpartner, Mitarbeiter/innen etc.) eingebunden werden muss.

Für den Finanzbericht gilt die Besonderheit, dass diese Berichte von einer hierzu in einem besonderen Verfahren autorisierten Person eingereicht werden müssen. Diese Person ist der/die Financial Statement Authorised Signatory (FSIGN). Nur die als FSIGN einem Projekt zugeordnete Person kann über ihren Zugang im Teilnehmerportal einen Finanzbericht mit ihrer elektronischen Signatur absenden. Eine Benennung einzelner oder mehrerer Personen zu FSIGNs erfolgt über den Legal Entity Appointed Representative (LEAR) der jeweiligen Einrichtung.

Checks

Die Europäische Kommission kann jederzeit in laufenden Projekten "checks" bei einzelnen Partnern durchführen. Sie kann beispielsweise nach Einreichung der Berichte durch die Partner eine Konsistenzüberprüfung einzelner eingereichter Dokumente mit dem Arbeitsplan des Projekts veranlassen. Auch eine Überprüfung der Einhaltung von ethischen Prinzipien ist möglich (mehr dazu hier). Die Partner sollten bei Vertragsschluss mit Unterauftragnehmern und anderen in das Projekt eingebundenen Dritten darauf achten, dass vertraglich festgelegt ist, dass die Europäische Kommission auch hier die ordnungsgemäße Einbindung dritter Einrichtungen überprüfen kann. Die Europäische Kommission kann diese checks selbst oder durch extern beauftragte Experten durchführen.