Leistungen Dritter

Grundsätzlich sollte ein Konsortium in der Lage sein, das bewilligte Projekt selbständig durchzuführen. Unter bestimmten Voraussetzungen ist es jedoch erlaubt, dass auch nicht zum Konsortium gehörige Einrichtungen dem Projekt zuarbeiten. Unter bestimmten Voraussetzungen können diese Leistungen Dritter aus dem Projekt finanziert werden.

Dritte sind Rechtspersonen, die nicht dem Konsortium angehören, d. h. sie sind nicht der Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) beigetreten und sind keine Vertragspartner. Sie haben jedoch im Außenverhältnis des Konsortiums eine vertragliche Absprache mit einem oder mehreren Zuwendungsempfängern des Konsortiums getroffen und leisten Zuarbeiten zum Projekt.

Grundsätzlich geht die Europäische Kommission davon aus, dass das Konsortium in der Lage ist, das Projekt selbständig durchzuführen. Deshalb müssen die im Rahmen eines Projekts erstattungsfähigen Kosten auch bei den Zuwendungsempfängern selbst entstanden sein. Nur unter bestimmten Voraussetzungen akzeptiert die Kommission Zuarbeiten von Dritten und erstattet ggf. deren Kosten. In der Regel ist hierfür eine vorausgehende Vereinbarung zwischen dem Zuwendungsempfänger und der Kommission erforderlich. Die Leistungen des Dritten müssen im Annex I der Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) benannt werden.

Beteiligungsformen Dritter

Leistungen Dritter können in Form von Sachleistungen, finanziellen Zuwendungen oder Zuarbeit erfolgen. Die Beteiligung Dritter in Projekten kann unterschiedliche Form annehmen:

Dritte stellen einem Zuwendungsempfänger Ressourcen zur Verfügung

In diesem Fall stellt der Dritte dem Projekt seine Ressourcen entweder entgeltlich oder unentgeltlich zur Verfügung (z. B. durch die Überlassung eins Labors etc.). Dritter ist dabei jeder, der nicht Vertragspartner der Finanzhilfevereinbarung des betroffenen Projekts ist. Die dem Dritten entstehenden Kosten werden in den Büchern des Dritten belegt. Zuwendungsempfängerinnen und Zuwendungsempfänger müssen deshalb sicherstellen, dass Auditoren die Kosten gegebenenfalls überprüfen können. Wenn Antragstellende planen, die Ressourcen Dritter zu nutzen, sollte dies im Annex II der Finanzhilfevereinbarung festgehalten sein. Andernfalls ist ein Vertragsänderungsverfahren (Amendment) empfehlenswert.

a) unentgeltlich

Der Dritte stellt dem Zuwendungsempfänger Ressourcen zur Verfügung, wobei er keine Erstattung seiner Kosten vom Zuwendungsempfänger verlangt (Art. 12 Finanzhilfevereinbarung). Der Zuwendungsempfänger kann jedoch die dem Dritten entstandenen tatsächlichen Kosten als erstattungsfähige Kosten im Rahmen des Projekts gegenüber der Kommission geltend machen. Beispiele sind das Bereitstellen von Räumen, Geräten oder auch Personal. Der Zuwendungsempfänger gibt diese beim Dritten entstandenen Kosten bei seiner Abrechnung an. Die Kosten müssen dabei in den Büchern des Dritten erfasst sein. Sie erscheinen nicht in den Büchern des Zuwendungsempfängers.

b) entgeltlich

Hier stellt der Dritte Ressourcen zur Verfügung und verlangt hierfür eine entsprechende Bezahlung vom Zuwendungsempfänger (Art. 11 Finanzhilfevereinbarung). Die Vergütung darf dabei keinen Gewinn beinhalten, es können nur die tatsächlich entstandenen Kosten erstattet werden. Der Zuwendungsempfänger wiederum macht diese Kosten im Formular als erstattungsfähige Projektkosten geltend und kann sie auch in seinen Büchern nachweisen. Da jedoch nur tatsächlich entstandene Kosten geltend gemacht werden können, müssen Dritte im Falle eines Audits auch in diesem Fall, Rechnungsprüfern Zugang zu ihren Büchern gewähren.       

Dritte führen Teile der Arbeit aus

a) Verbundene Dritte

Verbundene Dritte sind Rechtspersonen, die mit einem der Projektpartner eine rechtliche Bindung eingegangen sind. Diese muss strukturell und von dauerhafter Natur sein; sie darf nicht allein zur Durchführung des Fördervorhabens eingegangen werden (Art. 14.1 der Finanzhilfevereinbarung und Annex 3a). Beispiele sind verbundene Unternehmen oder dauerhafte Kooperationen z. B. zur Erforschung eines definierten Themas. Wenn eine solche dauerhafte Verbindung besteht, können die im Rahmen der Projektdurchführung tatsächlich entstandenen direkten sowie die indirekten Kosten des Dritten geltend gemacht werden (Art. 6.3 Finanzhilfevereinbarung).

Dieser Fall war im 7. EU-Forschungsrahmenprogramm bekannt als "Special Clause 10".

b) Unterauftagnehmer [D2.42] (Art. 13 der Finanzhilfevereinbarung)

Teile der Arbeiten an einem Projekt können entsprechend des geltenden Vergaberechts an Unterauftragnehmer vergeben werden.